Privatlivspolitik i Stevns Teaterforening

29.5.2022, Stevns Teaterforenings privatlivspolitik

D. 25. maj 2018 trådte EU’s nye databeskyttelsesforordning i kraft. Forordningen indeholder retningslinjer for, hvordan organisationer og virksomheder må behandle personlige data.

Stevns Teaterforening behandler persondata og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der fortæller dig, hvordan vi behandler dine persondata og sikrer korrekt og gennemsigtig behandling.

Vi behandler kun persondata til bestemte formål (se pkt. 4) ud fra legitime interesser (se pkt. 5). Vi behandler kun persondata, der er relevante for opfyldelsen af de angivne formål, vi deler ikke dine persondata med andre og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige (se pkt. 8).

1. Kontaktoplysninger på den dataansvarlige:
Stevns Teaterforening er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine persondata behandles i overensstemmelse med lovgivningen.Hvis du har spørgsmål vedr. behandlingen af persondata, kan du kontakte os på telefonnr.: 26 25 04 95 Mail: formand@stevns-teater.dk

2. Behandling af persondata
Vi behandler følgende persondata:

1) Medlemsdata: Almindelige persondata: navn, indmeldelsesdato, telefonnummer, e-mailadresse og postnummer

2) Data om bestyrelse og medarbejdere: Almindelige persondata: navn, adresse, telefonnummer og e-mail- adresse

3. Herfra får vi data: Vi får data fra dig, hvis du tilmelder dig vores nyhedsbrev. Hvis du køber medlemskab og/eller billetter, får vi dine data via Place2Book. Hvis du er frivillig på vores slæbehold, giver du os selv de data, vi skal bruge.

4. Foreningens formål med behandling af dine persondata: Foreningens legitime interesser i at behandle dine data, er at kunne komme i kontakt med dig ved aflysninger, udsættelser eller tilbud.

1) Formål med behandling af medlemsdata:
Foreningens medlemshåndtering:
· Som led i foreningens aktiviteter, f.eks. udsendelse af nyhedsbreve
· Udsendelse af indkaldelse til generalforsamlinger
· Administration af din relation til os

2) Formål med behandling af data om bestyrelse og medarbejdere:
· Håndtering af bestyrelse og medarbejderes hverv og pligter i foreningen
· Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
· Opfyldelse af lovkrav
· Udbetaling af godtgørelser, refusioner og lignende
· Administration af din relation til os

5. Vi behandler kun persondata ud fra legitime interesser.
I det omfang vi behandler dine medlemsdata på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af legitime interesser som:

· Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
· Køb af medlemskab
· Afholdelse af sociale arrangementer, kulturelle aktiviteter, mv.
· Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
· Videregivelse af dine almindelige persondata til Danmarks Teaterforeninger i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med teaterseminar, generalforsamling, kurser etc.
· Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi også dine almindelige medlemsoplysninger i tre måneder efter udløbet af dit medlemskab
· Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

6. Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine persondata basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

7. Videregivelse af dine persondata:
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring.

8. Opbevaring og sletning af dine persondata:
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine persondata som medlem af foreningen, som bestyrelsesmedlem eller som medarbejder.

Medlemmer:
Vi opbevarer dine persondata i op til tre måneder efter medlemskabets udløb

Ulønnede bestyrelsesmedlemmer/ulønnede medarbejdere:
Vi opbevarer dine persondata i en periode fra ophøret af dit virke i op til to år

9. Dine rettigheder:
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler persondata om dig:

· Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
· Retten til indsigt i egne persondata
· Retten til berigtigelse
· Retten til sletning
· Retten til begrænsning af behandling
· Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
· Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så̊ fald ændringer eller sletning så̊ hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

10. Revision af privatlivspolitikken
Hvis der sker væsentlige ændringer af vores privatlivspolitik, vil dette blive oplyst til alle medlemmer

Udarbejdet af Stevns Teaterforening, 29.5.2022